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Richtig einsteigen: Desktop- und Webdatenbanken erstellen mit Access 2013

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Produktdetails

Titel: Richtig einsteigen: Desktop- und Webdatenbanken erstellen mit Access 2013
Autor/en: Lorenz Hölscher

EAN: 9783848302062
Format:  EPUB ohne DRM
Familiy Sharing: Ja
Microsoft Press

31. Mai 2013 - epub eBook - 450 Seiten

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Das Erstellen von Datenbanken war noch nie so einfach wie heute. Mit diesem Buch können Sie voll durchstarten und werden dabei keine Zeile programmieren. Sie bewegen sich von Anfang an spielend in beiden Welten und erstellen Datenbanken für Ihren lokalen Computer oder wählen den Weg über die Cloud im Internet. Ihre zukünftigen Nutzer werden Daten dann einfach über den Internetbrowser anzeigen oder eingeben und müssen dazu auf ihrem eigenen Computer nicht einmal Access installiert haben. Von der Adressverwaltung für Ihren Verein bis hin zu Terminlisten im Intranet Ihrer Firma lernen Sie clevere Lösungen zu verwirklichen, die früher sehr kompliziert waren.
Beim Thema lokale Datenbanken lernen Sie, wie Access 2013 es Ihnen noch leichter macht, eigene Wünsche umzusetzen. Sie reizen die Assistenten und die übersichtliche Oberfläche aus und werden staunen, wie viele Möglichkeiten sich dabei eröffnen. Häufig auftretende Probleme beim Erstellen von Datenbanken umgehen Sie sicher und kommen auf dem einfachsten Weg zu ihrem Ziel.
Der Autor Lorenz Hölscher hat das Ganze wieder in ein gewohnt lesefreundliches Konzept verpackt. Die vielen Übungen und praxisnahen Tipps machen den gründlichen Einstieg besonders leicht.
- Einführung und erste Schritte
- Erstellen einer Web-Datenbank
- Nutzung der Web-Formulare
- Optimale Web-Controls einsetzen
- Grundlagen des Datenbank-Designs
- Datenbanken mit mehreren Tabellen
- Relationen zwischen Tabellen einrichten
- Suchen, filtern und sortieren
- Referentielle Integrität gewährleisten
- Verschiedene Abfragetypen kennen lernen
- Daten ansprechend mit Formularen präsentieren
- Haupt- und Unterformulare verwenden
- Daten in Berichten anzeigen
- Berichte in andere Formate exportieren
- Navigation und Benutzeroberflächen optimieren

Kapitel 2. Was kann Access?


2.1 Datenbanken für jeden Anspruch


Access ist ein Datenbank-Management-System, also ein Programm, welches es Ihnen erlaubt, effektiv mit Datenbanken zu arbeiten. Obwohl Access eine Fülle von Funktionalitäten zur Verfügung stellt, ist es doch gleichzeitig ein sehr übersichtliches Programm.

Das gilt auch jetzt noch, wo seit dieser Version mit den Access Web Apps eine ganz neue Art von (Internet-)Datenbanken hinzugekommen ist, die sich deutlich von den Desktop-datenbanken unterscheiden. Trotzdem gibt es eine einheitliche Oberfläche, sodass Sie sich in beiden Welten schnell zurechtfinden werden.

Vermutlich erklärt diese Übersichtlichkeit auch den Erfolg des Programms: Access besitzt für viele Zwecke hilfreiche Assistenten, mit denen Sie schnell einfache Datenbanken zusammenklicken können. Es hat aber auch genug Reserven, um ebenso im professionellen Einsatz in High-End-Umgebungen bestehen zu können. Entsprechend will dieses Buch Sie dabei begleiten, von einfachen Anfängen hin zu komplexen Anwendungen auch zunehmende Schwierigkeitsstufen zu meistern.

Relationale Datenbank mit Tabellen


Das Grundprinzip einer relationalen Datenbank, wie Access sie verwaltet, ist die geschickte Verbindung mehrerer Tabellen. Alle Daten sind in Tabellen gespeichert, die mit sogenannten Beziehungen (= Relationen) verknüpft sind.

Sie können sich eine Datenbank am besten als Kartei bzw. als System von Karteien vorstellen. Auf einer einzelnen Karteikarte stehen alle Informationen, die zu einem Objekt gehören, etwa Name, Adresse und Telefonnummer. Viele gleichartige Karteikarten zusammen bilden eine Kartei, welche meistens auch schon nach einem Ordnungsbegriff (z.B. einem Namen oder der Ku
ndennummer) sortiert ist.

Für komplexere Aufgaben kommen Sie mit einer einzigen Kartei nicht aus, Sie brauchen beispielsweise

  • eine Kundenkartei für die Kundennamen und -adressen

  • eine Bestellkartei für die einzelnen Bestellungen und

  • eine Artikelkartei für die Stammdaten zu den Artikeln

Dann können Sie in der Bestellkartei anhand der Kundennummer den Namen und die Adresse des Kunden und anhand der Artikelnummer den Namen und Preis des Artikels ermitteln.

Das Hauptziel beim Entwurf einer guten Datenbank besteht darin, doppelte Informationen (Redundanz) zu vermeiden. Diese verbrauchen nicht nur unnötigen Speicherplatz, sondern könnten vor allem unterschiedliche Werte enthalten. Deswegen sollte in der Bestellkartei nie die tatsächliche Adresse des Bestellers enthalten sein, sondern nur dessen eindeutige Kennung, um mit deren Hilfe in der Kundenkartei die Adresse nachschlagen zu können.

Diese Aufgabe des Heraussuchens zugehöriger Informationen übernimmt in einer relationalen Datenbank das Programm für Sie. Die Karteikarte heißt dort Datensatz, die Kartei wird als Tabelle bezeichnet.

Daten-Designer


Ein Arbeitsschwerpunkt in Access-Datenbanken liegt dementsprechend im Entwurf und der Bearbeitung tabellarisch angeordneter Daten. Da gibt es viele Ähnlichkeiten zu Excel, sodass Excel-Kenntnisse zwar hilfreich, hier aber selbstverständlich keine Voraussetzung sind.

Tabellen und Abfragen dienen dem direkten Zugriff auf Daten, wobei Tabellen primär Daten speichern und in Abfragen die Daten verändert werden. Wenn Sie sich schon ein wenig mit Access vertraut gemacht haben, werden Sie jetzt eventuell einwenden, dass auch in Tabellen das Symbol zum Sortieren zur Verfügung steht.

Eine Sortierung ist aber we
nig sinnvoll, sobald eine (oder meistens sogar mehrere) darauf aufbauende Abfrage anders sortiert. Jedes überflüssige Sortieren macht den Datenzugriff dann unnötig langsam. Um es also überspitzt zu formulieren: Tabellen sind zum Speichern der Daten da und zu sonst nichts. Und: Daten können Sie nur in Tabellen speichern und sonst nirgends.

In Abfragen hingegen lassen sich Daten strukturieren, das heißt filtern, sortieren, neu berechnen und zusammenfassen. Daher heißen Abfragen in anderen Datenbanksystemen durchaus zutreffend auch Views, also Ansichten. Sie können mit Abfragen also Ihre Daten ansehen. Nur eines wird Ihnen nicht gelingen: Sie können in Abfragen keine Daten speichern, dafür braucht es Tabellen.

Diese Unterscheidung ist vor allem wichtig, wenn Sie bereits mit Excel gearbeitet haben. Dann sind Sie es gewohnt, in ein und derselben Tabelle Daten zu speichern, Formeln zu berechnen und sogar zu filtern. Das geht in Datenbanken nicht, weder mit Access noch in anderen Systemen. Hier gilt: Tabellen speichern Daten, Abfragen strukturieren sie.

Grafischer Designer


Damit Ihre Daten ansprechend ein- und ausgegeben werden können, stellt Access Ihnen für Desktopdatenbanken Formulare, Berichte und Seiten zur Verfügung (bei den Access Web Apps gibt es nur Formulare mit wenig grafischen Änderungsmöglichkeiten).

Sie werden im Laufe der Arbeit mit Access 2013 feststellen, dass Formulare und Berichte technisch weitgehend identisch sind. Sie unterscheiden sich nämlich vor allem durch das Ausgabemedium.

Formulare werden am Bildschirm benutzt, sie bilden die eigentliche Oberfläche, die ein Benutzer bei der Arbeit mit einer Datenbank sieht. Sie sind interaktiv, das heißt, sie können alle in Windows üblichen Bedienelemente wie Schaltfl&
auml;chen oder Auswahllisten enthalten.

Obwohl es auch für Berichte eine Druckvorschau am Bildschirm gibt, sind sie doch klar für den Ausdruck konzipiert. Windows-Bedienelemente im Bericht sind nutzlos, weil sie ja auf dem Papier nicht funktionieren.

Dafür spielen Berichte ihre Stärke mit Gruppierungen aus: Sie können auf bereits ausgedruckte Datenzeilen zurückgreifen, da diese auf dem Papier unveränderlich sind. Das erlaubt im Gegensatz zu Formularen laufende Summen und mehrere Gruppierungsebenen mit Zwischensummen, Mittelwerten und Ähnlichem.

Programmierumgebung


Obwohl Sie mit all den bereits vorgestellten Datenbankobjekten schon sehr umfangreiche Datenbanken erstellen können, enthält Access noch eine komplette Programmierumgebung.

Wie auch in den anderen Office-Programmen von Microsoft ist in den Desktopdatenbanken als Programmiersprache VBA (Visual Basic for Applications) integriert. VBA ist eine komplette, moderne und sehr leistungsfähige Programmiersprache, die einen Kernbereich allgemeiner Funktionen enthält, welche denjenigen von Visual Basic (ohne for Applications) entsprechen. In jedem der Microsoft Office-Programme wird dieser dann um programmspezifische Funktionalitäten ergänzt, bei Word etwa zum Bearbeiten von Absätzen, bei Excel zum Zugriff auf Zellen und bei Access eben zur Datenverarbeitung.

Es handelt sich also um ein spezielles Access-VBA, mit dem sich alle Objekte und Daten Ihrer Datenbank beliebig verarbeiten lassen. Im Gegensatz zum echten Visual Basic erzeugt es aber keine exe-Dateien, sondern wird nur von Access innerhalb der Datenbank ausgeführt.

Zusätzlich gibt es noch Makros. Diese sind zwar keine richtige Programmiersprache, sondern nur kleine Aktionen, die Sie in einem übersichtli
chen Aktionskatalog anklicken können. Die häufigsten Anlässe für Programmierung wie das Öffnen eines Formulars oder das Drucken eines Berichts sind damit schon abgedeckt. Außerdem bieten die speziellen Datenmakros viele Möglichkeiten beim Ändern von Daten in Tabellen, die Sie mit VBA nicht hätten.

Während die Desktopdatenbanken sowohl VBA als auch Makros enthalten, ist dies in den Access Web Apps auf einige wenige Makro-Befehle beschränkt, die Sie in den Views aufrufen können.

Nach diesem kurzen Überblick über die Bestandteile von Access werden Sie diese an einem ersten Beispiel kennen lernen.

2.2 Ein erster Blick auf Access


Um schon einmal einen Blick auf eine fertige Access-Desktopdatenbank zu werfen, können Sie die online zur Verfügung stehenden Vorlagen nutzen.

  1. Starten Sie dazu bitte Access, geben auf dem Startbildschirm im Suchfeld (mit dem Text Nach Onlinevorlagen suchen) den englischen Namen der Beispieldatenbank northwind ein und bestätigen diese mit Klick auf die daneben sichtbare Lupe.

    Abbildung 2.1 Das Startfenster von Access, um eine neue Datenbank zu erstellen

  2. Nach einer kurzen Suche zeigt Access die einzige Datenbank-Vorlage an, die zu dieser Suche passt.

    Abbildung 2.2 So finden Sie die Beispieldatenbank

  3. Klicken Sie auf den angezeigten Namen, sodass Access nun wie in der folgenden Abbildung in einem Eingabefenster den bei Ihnen gewünschten lokalen Dateinamen erfragt. Nach einem Klick auf Erstellen kopiert Access alle benötigten Objekte in die neue Datenbank.

    Abbildung 2.3 Geben Sie hier den gewünschten Dateinamen an

  4. Beim anschließenden automatischen Öf
    fnen der Nordwind-Datenbank zeigt Access zuerst ein Startformular an, weil die Sicherheitswarnung wegen der enthaltenen Programmierung aktiv ist. Klicken...


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